¡Muy buenas querido lector!
Hoy te traigo un post diferente. No vengo a explicarte una herramienta, sino algo que me he construido yo: mi propio sistema de reservas en WordPress, que ha sustituido a Calendly en mi página web.
¿Por qué decidí dejar Calendly y montarme el mío? ¿Merece la pena el esfuerzo? ¿Cuánto me ahorro? Te lo cuento todo, con lo bueno y con lo malo.
Por lo tanto, no me entretengo más. ¡Al lío!
Por qué dejé Calendly
Calendly es una buena herramienta, eso no te lo voy a negar. Millones de profesionales la utilizan y para muchos es más que suficiente.
Pero a mí no terminaba de encajarme. Por un lado, tenía muchas más cosas de las que necesitaba. Por otro, no funcionaba exactamente como yo quería según mi modelo de trabajo.
Además, tenía la sensación de estar adaptando mi forma de trabajar a la herramienta, cuando debería ser al revés. Así que un día me pregunté: ¿y si me hago uno a mi medida, dentro de mi propio WordPress?
Si quieres algo parecido para tu negocio, es justo el tipo de desarrollo que hago dentro de mi servicio de diseño web WordPress.
- Más tráfico, más ventas, menos gasto.
- Genera clientes nuevos desde Google gratis.
- Resultados visibles en solo 6 meses.
Qué necesitaba mi sistema de citas
Antes de tocar una sola línea de código, apunté exactamente lo que quería. Este paso es el que más se salta la gente, y es el más importante.
- Solo dos tipos de cita: la consultoría de 1 hora, cuando alguien me contrata ese servicio, y la llamada para quien me pide presupuesto.
- Huecos de 15 minutos de lunes a viernes, de 16:00 a 19:00. Ni uno más: el resto del día es para trabajar en los proyectos.
- Llamada o videollamada: que el cliente elija, y que si escoge videollamada se cree el enlace de Google Meet automáticamente.
- Calendario mensual con las horas a la derecha, para que reservar sea cuestión de dos clics.
- Preguntas distintas según el tipo de consultoría, para llegar a la llamada sabiendo de qué vamos a hablar.
- Formulario prerrellenado cuando la persona llega desde mis herramientas gratuitas, para no pedirle dos veces los mismos datos.
- Páginas de gracias por cada tipo de servicio y una general.
- Recordatorio 1 hora antes, que para mí es fundamental.
- Marcar si la persona asistió o no, para frenar a quien reserva y luego no se presenta.
¿Suena a mucho? Pues todo eso está funcionando hoy en mi página web.
Cómo he montado mi sistema de reservas en WordPress
Lo he desarrollado con ayuda de la IA, trabajando con Claude como si fuera un programador a mi lado. Yo ponía el criterio y las reglas de negocio, y la IA me ayudaba con el código. Te explico las piezas sin entrar en tecnicismos.
Un snippet y un shortcode
Toda la lógica vive en un Code Snippet dentro de WordPress, que devuelve un shortcode. Ese shortcode lo coloco donde quiero y lo maqueto con Elementor como cualquier otro bloque, así que el calendario tiene el mismo aspecto que el resto de mi página web.
Me planteé hacerlo fuera, en el CRM que utilizo para gestionar los leads, pero al final preferí tenerlo todo en WordPress. Menos piezas, menos cosas que se pueden romper.
Google Calendar y Google Meet
Creé un proyecto en Google Cloud solo para las citas y lo conecté con la API de Google Calendar. Cuando alguien reserva, el evento aparece directamente en mi calendario y, si ha elegido videollamada, con su enlace de Meet ya creado.
Y al revés: si tengo algo en el calendario a esa hora, ese hueco deja de estar disponible. Nada de dobles reservas.
Emails desde mi propio correo
Las confirmaciones y los recordatorios salen desde mi cuenta de Google Workspace mediante SMTP, con el plugin FluentSMTP. Así no acaban en spam y el cliente los recibe desde la misma dirección con la que luego hablará conmigo.
Cron del servidor para que el recordatorio llegue a su hora
El cron de WordPress solo se ejecuta cuando alguien visita la página web. Si nadie entra, el recordatorio de 1 hora antes podría llegar tarde. Por eso lo sustituí por el cron del servidor, que se ejecuta cada pocos minutos pase lo que pase.
Si quieres probar cómo funciona, puedes verlo en mi página para agendar cita.
- Más tráfico, más ventas, menos gasto.
- Genera clientes nuevos desde Google gratis.
- Resultados visibles en solo 6 meses.
Cuánto me ahorro frente a Calendly
Yo tenía el plan más básico de todos. Y ahí está la trampa: para personalizarlo un poco más y quitar su marca, el siguiente paso es el plan Standard, que cuesta unos 10-12 $ al mes por usuario [DATO A VERIFICAR]. Es decir, entre 120 y 144 $ al año para seguir sin tener exactamente lo que quería.
Mi sistema me cuesta 0 € en licencias. ¿Y en tiempo? Me llevó 2 horas montarlo y otras 4 perfeccionarlo. Seis horas en total, gracias a trabajar con la IA. Hace unos años, algo así me habría llevado días.
Para mí, el ahorro de verdad no está en la cuota. Está en tener un sistema que encaja exactamente con mi forma de trabajar y en frenar las citas fantasma. Lo he puesto en marcha hace poco, así que dentro de unos meses te contaré cuántas ausencias me he ahorrado gracias a marcar asistió/no asistió.
Ventajas e inconvenientes de hacerlo a medida
Como siempre te digo, nada es perfecto. Esta es la balanza tal y como yo la veo:
| Ventajas | Inconvenientes |
|---|---|
| Hace exactamente lo que necesito, ni más ni menos | El mantenimiento corre de mi cuenta |
| Diseño integrado con el resto de mi página web | Dependo de la API de Google y de que su configuración siga funcionando |
| Sin cuotas mensuales ni marca de terceros | Si algo falla, no hay un soporte al que escribir |
| Los datos de las reservas se quedan en mi WordPress | Necesitas conocimientos técnicos (o a alguien que los tenga) |
Sin embargo, ten en cuenta que un sistema a medida no es para todo el mundo. Y de eso va el siguiente punto.
- Más tráfico, más ventas, menos gasto.
- Genera clientes nuevos desde Google gratis.
- Resultados visibles en solo 6 meses.
¿Te conviene a ti un sistema de reservas propio?
Te conviene si:
- Tus citas tienen reglas propias que las herramientas genéricas no cubren.
- Quieres que todo esté integrado en tu página web y con tu diseño.
- Ya utilizas WordPress y tienes a alguien que te lo mantenga.
Mejor tira de Calendly o de un plugin de reservas si:
- Solo necesitas que te reserven una llamada, sin más.
- No quieres preocuparte de nada técnico.
- Tu volumen de citas es pequeño y el plan gratuito te sobra.
Bajo mi punto de vista, lo importante no es la herramienta, sino que reservar contigo sea fácil y que tú no pierdas tiempo con citas que no se presentan.
Preguntas frecuentes
¿Se puede conectar WordPress con Google Calendar sin plugin?
Sí. Puedes conectarlo directamente con la API de Google Calendar mediante código, creando un proyecto en Google Cloud con sus credenciales. Es lo que he hecho yo, aunque requiere conocimientos técnicos.
¿Hay plugins de reservas para WordPress que valgan la pena?
Sí, hay plugins de reservas con versión gratuita y de pago que se integran con Google Calendar. Para la mayoría de negocios son una opción más sencilla que un desarrollo a medida.
¿Se puede crear el enlace de Google Meet automáticamente?
Sí. Al crear el evento a través de la API de Google Calendar se puede pedir que genere la videoconferencia de Meet, y el enlace queda en el evento y en el email de confirmación.
¿Cómo evito que la gente reserve y no se presente?
Un recordatorio poco antes de la cita ayuda mucho. Además, si registras quién no se presenta, puedes limitar las reservas de esas personas en el futuro.
Mi conclusión
Dejar Calendly y montarme mi propio sistema de reservas en WordPress ha sido una de esas decisiones que tomas por cabezonería y acabas agradeciendo. Ahora la herramienta se adapta a mí, y no al revés.
Eso sí, no es una solución para todo el mundo: exige tiempo, conocimientos y mantenimiento. Si tu caso es sencillo, una herramienta o un plugin te sobra.
PD: Si me has leído hasta aquí, quizá te interese saber cómo trabajo con la IA dentro de WordPress. Te lo cuento en mi comparativa de los mejores MCP para WordPress. Y si quieres un sistema de reservas a medida para tu negocio, echa un vistazo a mi servicio de diseño web WordPress.
¿Y tú? ¿Utilizas Calendly, un plugin o te has montado algo propio? ¿Qué es lo que más te molesta de tu sistema de citas actual?
¡Te leo en los comentarios!
